PRIVACY STATEMENT

Samen voor het onderwijs

Flexwijs vindt privacy een grondrecht. Wij doen niet aan cookies en zullen nooit zonder toestemming persoonlijke gegevens of cv’s delen met derden.

Flexwijs

Privacy statement

Flexwijs is specialist in personeelsdiensten voor het onderwijs. Wij leveren onderwijsprofessionals ten behoeve van onderwijsinstellingen. Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van persoonsgegevens. Dit zijn gegevens van contactpersonen van opdrachtgevers en opdrachtnemers, werknemers van Flexwijs en werkzoekenden die zich als zodanig kenbaar hebben gemaakt op online netwerken zoals bijvoorbeeld vacaturebanken of sociale media. Wij vinden het van groot belang dat nauwkeurig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Flexwijs verwerkt en beveiligt deze persoonsgegevens dan ook zorgvuldig en neemt daarbij de privacywetgeving in acht.

In deze privacyverklaring leggen wij u graag uit wat wij precies met uw persoonsgegevens doen en waarom. Daarnaast willen we u graag informeren over wat u van ons mag verwachten en welke rechten u heeft.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Flexwijs verwerkt uw persoonsgegevens doordat u als (potentieel) opdrachtgever gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt tijdens een procedure voor een vacature of het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij bijvoorbeeld verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adres, postcode, woonplaats
  • Geslacht
  • Titulatuur
  • Geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Burgerlijke staat
  • Telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Bankrekeningnummers
  • Salarisgegevens
  • Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van vergoedingen, beloningen in natura, belasting en premies
  • Burgerservicenummer (BSN), kopie paspoort of andere ID-gegevens
  • Opleidingsgegevens, assessments en werkervaring
  • Verklaring omtrent Gedrag (VOG) indien voor de functie vereist
  • NAW-gegevens, telefoonnummers en emailadressen van contactpersonen die ‘in geval van nood’ te bereiken zijn
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch, of in het kader van de individuele coaching of medische trajecten
  • Functie
  • Betaalgegevens.

Flexwijs zal alleen de noodzakelijke gegevens verwerken. Indien u dan wel derden bepaalde gegevens over u en/of betrokkenen niet aan ons verstrekt, kan dat tot gevolg hebben dat het onmogelijk wordt om de overeenkomst, de dienstverlening, uit te voeren. Indien u gegevens van derden (betrokkenen, contactgegevens van personen ingeval van nood) aan ons verstrekt, dan gaan wij ervan uit dat u hen informeert over de verwerking van hun gegevens door Flexwijs en u naar deze privacyverklaring verwijst.

 Foto’s en/of filmpjes

Wij vinden het erg leuk om bijzondere gebeurtenissen vast te leggen op de gevoelige plaat en/of film en deze vervolgens op intranet, de website, brochures/nieuwbrieven of in andere uitlatingen te publiceren. Hiervoor zullen wij apart uw toestemming vragen.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Flexwijs verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van haar bedrijfsvoering voor de volgende doeleinden, maar niet uitputtend:

  • Personeelsadministratie
  • Verzenden van informatie, regelingen en/of tevredenheidsonderzoeken
  • Bellen of e-mailen indien dit nodig is om de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren
  • Verzuimbegeleiding
  • Schadebehandeling
  • Nakomen van wettelijke verplichtingen
  • Verzenden van nieuwsbrieven en/of reclamemateriaal
  • Benaderen van werkzoekenden
  • Oplossen van de door u gestelde onderwijsvraag
  • Afhandeling van uw betaling
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten
  • Flexwijs verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte
  • Onderzoek naar klanttevredenheid
  • Interne rapportage, statistische analyse, het op de markt brengen en verbeteren van diensten van Flexwijs.

Flexwijs baseert haar verwerkingen op de volgende grondslagen:

  • Uitvoering geven aan de overeenkomst: In het kader van onze dienstverlening en het aangaan van (arbeids)overeenkomsten verzamelen en gebruiken wij de noodzakelijke persoonsgegevens voor het doen van een aanbod, de totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
  • Wettelijke verplichting: Het verwerken van gegevens kan noodzakelijk zijn voor het nakomen van wettelijke verplichtingen.
  • Gerechtvaardigd belang: Het verzamelen en gebruik maken van bepaalde persoonsgegevens is nodig om invulling te geven aan bedrijfsbelangen en bedrijfsvoering. Denk aan een goede en op de situatie afgestemde dienstverlening, commerciële doeleinden, zoals bijvoorbeeld het aanbieden van producten of diensten die voor u interessant kunnen zijn of in verband met marktonderzoek om onze dienstverlening te verbeteren.
  • Toestemming: Flexwijs kan in sommige gevallen persoonsgegevens op grond van toestemming verwerken. Het staat u altijd vrij de toestemming te onthouden of in te trekken. In dat geval zal het wellicht niet mogelijk zijn om uitvoering te geven aan de overeenkomst of dienstverlening.

Wij hebben geprobeerd om een zo goed mogelijk overzicht te geven van de persoonsgegevens die wij dan wel ten behoeve van u (laten) verwerken, onder vermelding van de doeleinden en rechtsgronden. We realiseren ons echter ook dat het onmogelijk is om dit volledig en in alle detail te doen. Mede vanwege het feit dat in de toekomst nog andere of niet voorziene doeleinden een rol kunnen spelen, waarbij persoonsgegevens verwerkt moeten worden. Wij willen echter benadrukken dat we in dat soort gevallen nauwgezet en zorgvuldig met uw persoonsgegevens en die van de betrokkenen zullen blijven omgaan.

Juistheid van gegevens

Voor het correct uitvoeren van de overeenkomst of dienstverlening vertrouwen wij op de juistheid van de ons bekende gegevens. Indien uw gegevens of die van betrokkenen wijzigen, verzoeken wij u ons daarover te informeren.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Flexwijs bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. In het geval van een arbeidsovereenkomst zullen wij uw personeelsdossier gedurende twee jaar bewaren, tenzij er redenen zijn om deze voor een langere termijn te bewaren. Voor sommige persoonsgegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van vijf of zeven jaar. Uitgangspunt is dat Flexwijs uw persoonsgegevens zal vernietigen op het moment dat er geen noodzaak of wettelijke bewaarplicht meer aanwezig is. Alle gegevens die mogelijk van belang kunnen zijn inzake pensioen (ouderdoms-, partner-, weduwen- en/of wezenpensioen) zullen tot 6 maanden na het bereiken van je AOW-gerechtigde leeftijd worden bewaard. Dit in verband met mogelijke aanspraken na de arbeidsovereenkomst. Voor (potentiële) opdrachtgevers geldt het uitgangspunt dat wij uw persoonsgegevens bewaren conform de fiscale bewaartermijn van minimaal 7 jaar, tenzij op grond van de wet, andere regelgeving of vanwege gerechtvaardigde belangen een langere bewaartermijn van uw persoonsgegevens verplicht of aangewezen is*.

Delen van persoonsgegevens met derden

Flexwijs deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een aangegane (arbeids)overeenkomst, wegens een gerechtvaardigd belang en/of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wij kunnen in dat kader gegevens verstrekken aan, maar niet uitputtend:

  • Pensioenfonds
  • Arbodienst en verzuimbegeleiders
  • Verzekeraars en tussenpersonen waar nodig voor het sluiten van verzekeringen en het verlenen van onze diensten
  • Expertisebureaus, juristen en onderzoeksbureaus voor werkzaamheden in het geval van schade en benodigde rapportages
  • Opsporingsinstanties waar nodig om fraude en criminaliteit te voorkomen of op te sporen
  • Overheidsinstanties waar nodig voor Flexwijs om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen
  • Juristen of advocaten wegens advisering over personeelsaangelegenheden of in verband met juridische procedures
  • Derde partijen in geval van combineren of uitbesteden van werkzaamheden. Deze werkzaamheden zullen onder verantwoordelijkheid van Flexwijs worden uitgevoerd, conform onze beveiligingsstandaarden en op onze instructies.

Direct marketing

Flexwijs gebruikt uw gegevens niet voor direct marketing.

Advertentiedoeleinden van derden

Flexwijs gebruikt uw gegevens niet voor advertentiedoeleinden van derden.

Cookies of vergelijkbare technieken

Flexwijs gebruikt geen cookies.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Flexwijs en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@flexwijs.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. Wanneer u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Flexwijs, dan horen wij dat natuurlijk graag. We verzoeken u in dat geval met ons contact op te nemen. We zullen dan samen naar een oplossing kijken. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging persoonsgegevens

Flexwijs neemt de bescherming van uw persoonsgegevens en die van de betrokkenen serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Daarnaast heeft het door ons ingeschakelde ICT bedrijf passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een op het risico voor de rechten en vrijheden van personen afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen van misbruik zijn, neem dan contact op met onze privacy consultant via privacy@flexwijs.nl.

Contactgegevens privacy consultant

De privacy consultant van Flexwijs BV is de heer Xander de Lugt. Hij is te bereiken via privacy@flexwijs.nl of 076-5428436.

“Flexibiliteit, een erg fijne sfeer en een prettige samenwerking.”

Maurice, leraar AVO op het VSO